Kalkulator kosztów wdrożenia CRM

Zacznij od najmniejszego sensownego zestawu funkcji: pipeline, kontakty, konta i podstawowe logowanie aktywności. To mniej więcej 70% tego, z czego większość zespołów handlowych naprawdę korzysta na co dzień. Próba wystartowania jednocześnie z raportowaniem, prognozowaniem, automatyzacją i zarządzaniem terytoriami oznacza 6 miesięcy wdrożenia i premierę, na której nic nie działa jak należy. Wypuść rdzeń, zbuduj adopcję, a potem rozwijaj system w oparciu o to, o co faktycznie proszą handlowcy. Większość zaawansowanych funkcji, którymi kusił Cię dostawca CRM, i tak nie zostanie użyta wcześniej niż w drugim roku — o ile w ogóle.

Dla MŚP i firm na wczesnym etapie wybierz HubSpot, dla mid-marketu i enterprise — Salesforce. HubSpot ma bardziej intuicyjny interfejs, niższy koszt za stanowisko, szybsze wdrożenie i wystarczającą funkcjonalność mniej więcej do 50 handlowców. Salesforce jest trudniejszy w nauce i droższy, ale sięga dalej: więcej integracji, głębsza customizacja, lepszy nadzór na poziomie enterprise. Różnica w kosztach między trafnym a chybionym wyborem wychodzi na jaw 18–24 miesiące później w postaci kosztownej migracji, więc dobieraj rozwiązanie pod to, gdzie będziesz za dwa lata.

Wyczyść dane przed migracją, a nie w jej trakcie. Złe dane na wejściu to CRM, któremu zespół nie będzie ufał — a to oznacza, że ludzie i tak zostaną przy swoich arkuszach i wdrożenie zakończy się fiaskiem. Poświęć 4 do 6 tygodni przed startem na deduplikację kontaktów, ujednolicenie nazw firm, poprawienie formatów e-maili i usunięcie nieaktywnych rekordów. To niewdzięczna praca, którą większość zespołów chce pominąć. Koszt pominięcia jej to cała inwestycja w CRM.

Ograniczaj liczbę pól niestandardowych bez litości, zwłaszcza w pierwszym roku. Każde pole niestandardowe to stały koszt utrzymania: trzeba je migrować, integrować, uwzględniać w raportach i szkolić z niego ludzi. Większość administratorów CRM dodaje od 50 do 100 pól niestandardowych w pierwszym roku i kończy z rozdętym, nieprzejrzystym schematem, którego nikt w pełni nie rozumie. Zacznij od standardowych obiektów, dodawaj pola niestandardowe tylko wtedy, gdy wymaga tego konkretny proces, i rób ich przegląd co roku. Ta dyscyplina zwraca się w niższych kosztach szkoleń, szybszym wdrażaniu nowych pracowników i czystszych raportach.

Buduj własny CRM tylko wtedy, gdy masz ponad 50 użytkowników, stabilne procesy i co najmniej jeden proces, którego gotowe rozwiązanie nie jest w stanie obsłużyć. Poniżej tych progów gotowe oprogramowanie jest niemal zawsze tańsze, szybsze we wdrożeniu i obarczone mniejszym ryzykiem. Własny CRM ma sens w firmach, w których sam proces sprzedaży jest przewagą konkurencyjną, a skala sprawia, że licencjonowanie za użytkownika staje się bolesne. Dla wszystkich innych lepszą drogą jest konfiguracja Salesforce lub HubSpot.

Odkładaj złożoną automatyzację do momentu, aż ręczne procesy potwierdzą, że działają. Zasada jest prosta: nigdy nie automatyzuj procesu, którego ludzie nie wykonywali z powodzeniem przez co najmniej 90 dni. Zbyt wczesna automatyzacja utrwala założenia, które okazują się błędne, a wycofanie automatyzacji jest trudniejsze niż jej zbudowanie. Zacznij od ręcznego przekazywania zadań, obserwuj, co handlowcy faktycznie robią, a potem zautomatyzuj te części, które są ewidentnie powtarzalne i jednoznaczne.