Kostnadskalkulator for ERP-implementering

Start med de 2 eller 3 modulene bedriften ikke kan klare seg uten, typisk økonomi pluss én driftsmodul. Fase 2 legger til resten når teamet har fordøyd den første endringen. Alt-på-én-gang-tilnærmingen der hver modul går live samme dag ser effektiv ut på papiret, men gir en utrulling ingen helt forstår. Trinnvise ERP-utrullinger lykkes 2 til 3 ganger så ofte som big bang-utrullinger, og totalkostnaden blir omtrent den samme fordi fase 2 drar nytte av lærdommene fra fase 1.

Rydd opp i de gamle dataene før migreringen starter, ikke underveis. De fleste ERP-forsinkelser kan spores tilbake til data som dukker opp under migreringen: dupliserte leverandører, inkonsekvente produktkoder, ufullstendige kundeposter og udokumenterte unntak i hvordan det gamle systemet faktisk ble brukt. Bruk 6 til 8 uker før oppstart på å revidere og rydde i kildedataene. Alternativet er å oppdage hvert problem midt i migreringen, der det koster tre ganger mer å rette i form av tapt fremdrift og ekstra testing.

Ta i bruk standardprosessene der det er mulig, og tilpass bare når standardprosessen faktisk ikke fungerer for bedriften. Det er i tilpasningene ERP-budsjettene sprekker: hver endring av standardarbeidsflyten krever testing, dokumentasjon, opplæring og løpende vedlikehold gjennom hver eneste plattformoppgradering. NetSuite, SAP og Oracle har tatt opp i seg beste praksis fra tusenvis av implementeringer. Standardprosessene deres er som regel bedre enn det du ville designet skreddersydd, og de er enormt mye billigere å vedlikeholde.

Rull ut ett land først, og lag deretter en mal for resten. Pilotlandet lærer deg hvilke konfigurasjoner som virker, hvor datamodellen ryker, og hvordan opplæringen bør struktureres. Det andre landet gjenbruker 60 til 70 % av det arbeidet, med lokale justeringer for avgift, valuta og regelverk. Forsøker du å rulle ut tre eller flere land samtidig, hoper problemene seg opp på tvers av landene, og teamet klarer ikke å avgjøre hvilken løsning som gjelder hvor.

Sett inn en dedikert intern prosjektleder på 80 til 100 % av tiden, ikke "50 % av noens tid." ERP-implementeringer krever løpende beslutninger om omfang, tilpasning og konflikter mellom forretningsenheter. En intern leder som samtidig skal gjøre sin vanlige jobb, har ikke kapasitet til å ta de beslutningene raskt nok, og implementeringen stopper opp i påvente av godkjenninger. Kostnaden ved en dedikert leder i 9 til 12 måneder er liten sammenlignet med kostnaden ved en forsinket utrulling.

Bygg inn en buffer på 20 til 30 % i både budsjett og tidslinje. ERP-prosjekter overskrider rutinemessig med så mye på grunn av dataoverraskelser, utvidet omfang, integrasjonskompleksitet og hull i endringsledelsen. Å late som om det opprinnelige estimatet er hugget i stein, gir et prosjekt som er "forsinket" fra måned 3 og utover, noe som svekker tilliten hos interessentene og tvinger frem forhastede beslutninger. Når du navngir bufferen fra start, blir overskridelser noe forventet og håndterbart i stedet for politisk.